Jak legalnie sprzedawać mydło, kule kąpielowe w Polsce - Kompletny przewodnik 2025

2025-04-07

Jak legalnie sprzedawać kosmetyki w Polsce - kompletny przewodnik 2025

Pamiętaj, że przepisy mogą się zmieniać, dlatego ważne jest śledzenie aktualnych wymogów prawnych w zakresie produkcji i sprzedaży kosmetyków.

Wstęp

Zastanawiasz się, jak legalnie rozpocząć sprzedaż kosmetyków własnej produkcji? Marzysz o własnej marce kosmetycznej, ale gubisz się w gąszczu przepisów? Ten kompleksowy poradnik przeprowadzi Cię przez wszystkie formalne wymogi dotyczące legalnej produkcji i sprzedaży kosmetyków w Polsce i Unii Europejskiej.

Rynek kosmetyków naturalnych i rękodzielniczych dynamicznie się rozwija, a konsumenci coraz chętniej wybierają produkty od małych, lokalnych producentów. Jednak rozpoczęcie działalności kosmetycznej wiąże się ze spełnieniem licznych wymogów prawnych – od uzyskania odpowiednich zezwoleń, przez stworzenie dokumentacji produktowej, aż po kwestie podatkowe związane ze sprzedażą kosmetyków online i stacjonarną.

1. Podstawowe wymogi prawne

Pracownia kosmetyczna

Musisz posiadać własną lub wynajmowaną pracownię zatwierdzoną przez Państwową Inspekcję Sanitarną (Sanepid) zgodnie z ustawą z dnia 14 marca 1985 r. o Państwowej Inspekcji Sanitarnej (Dz.U. 2023 poz. 838)
Pomieszczenie musi spełniać wymogi sanitarne dla produkcji kosmetyków zgodnie z wytycznymi GMP (odpowiednie oświetlenie, wentylacja, łatwo zmywalne powierzchnie)
Pracownia powinna być oddzielona od pomieszczeń mieszkalnych
Należy zapewnić odpowiednie warunki do przechowywania surowców i gotowych produktów zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 7 grudnia 2017 r. w sprawie jakości wody przeznaczonej do spożycia przez ludzi (Dz.U. 2017 poz. 2294)
W przypadku mikroprodukcji (np. hobbystycznej) wymogi dotyczące pracowni mogą być nieco mniej rygorystyczne, ale podstawowe zasady higieny i rozdzielenia od przestrzeni mieszkalnej nadal obowiązują zgodnie z wytycznymi GIS

Księga GMP (Good Manufacturing Practice)

Opracuj dokument zawierający wszystkie procedury zgodnie z normą ISO 22716:2007 "Kosmetyki - Dobre Praktyki Produkcji (GMP)":
- Proces produkcji
- Procedury sprzątania
- Zarządzanie magazynem (przyjęcie i wydanie surowców)
- Kontrola jakości
- Pakowanie i etykietowanie
- Szkolenie personelu
- Postępowanie z reklamacjami
GMP to wymóg prawny zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1223/2009 z dnia 30 listopada 2009 r. dotyczącym produktów kosmetycznych
GMP to nie tylko zbiór dokumentów, ale ciągły proces zapewniania jakości - wymaga regularnych przeglądów, aktualizacji i szkoleń personelu
Procedury GMP muszą być aktualizowane i przestrzegane

Rejestracja producenta

Uzyskaj wpis do rejestru producentów kosmetyków w Głównym Inspektoracie Sanitarnym
Dotyczy to każdego producenta, niezależnie od skali działalności zgodnie z art. 8, 10 i 11 Rozporządzenia (WE) nr 1223/2009
Rejestracja odbywa się poprzez złożenie wniosku do odpowiedniego organu

2. Osoba Odpowiedzialna

Każdy produkt kosmetyczny wprowadzany na rynek UE musi mieć wyznaczoną Osobę Odpowiedzialną zgodnie z art. 4 Rozporządzenia (WE) nr 1223/2009:

Musi być to osoba fizyczna lub prawna mająca siedzibę na terenie UE
Może to być właściciel firmy/producent
Jest prawnie odpowiedzialna za zgodność kosmetyku z wszystkimi przepisami
Odpowiada za:
- Prawidłowe etykietowanie
- Gromadzenie dokumentacji
- Raportowanie działań niepożądanych
- Współpracę z organami kontrolnymi
Jej dane muszą być umieszczone na etykiecie produktu
W przypadku firm spoza UE konieczne jest wyznaczenie Osoby Odpowiedzialnej na terenie UE (art. 4 ust. 3 Rozporządzenia (WE) nr 1223/2009)

3. Dokumentacja produktu

Raport Bezpieczeństwa Produktu Kosmetycznego (RBPK/OBK)

Każda receptura musi posiadać Raport Bezpieczeństwa Produktu Kosmetycznego wystawiony przez safety assessora zgodnie z art. 10 Rozporządzenia (WE) nr 1223/2009
Safety assessor musi posiadać odpowiednie wykształcenie wyższe w dziedzinie farmacji, toksykologii, medycyny lub pokrewnych oraz doświadczenie w ocenie bezpieczeństwa kosmetyków (art. 10 ust. 2 Rozporządzenia (WE) nr 1223/2009)
RBPK składa się z dwóch części zgodnie z Załącznikiem I do Rozporządzenia (WE) nr 1223/2009:
- Część A: Informacje o bezpieczeństwie produktu kosmetycznego (dane o składzie, specyfikacja surowców, stabilność, czystość mikrobiologiczna)
- Część B: Ocena bezpieczeństwa produktu kosmetycznego (wnioski z oceny, ostrzeżenia, uzasadnienie)
Nawet drobne zmiany w składzie (np. inny zapach, barwnik) wymagają nowej oceny bezpieczeństwa zgodnie z art. 10 ust. 1 Rozporządzenia (WE) nr 1223/2009
Koszt oceny bezpieczeństwa wynosi zwykle od kilkuset do kilku tysięcy złotych za recepturę

Dokumentacja Produktu Kosmetycznego (PIF)

Każdy produkt musi posiadać dokumentację PIF zgodnie z art. 11 Rozporządzenia (WE) nr 1223/2009, która zawiera:
- Opis produktu kosmetycznego
- Raport Bezpieczeństwa Produktu Kosmetycznego
- Opis metody produkcji zgodnej z GMP
- Dowody potwierdzające deklarowane działanie produktu
- Dane dotyczące testów na zwierzętach (oświadczenie o braku testów)
PIF musi być przechowywana przez 10 lat od wprowadzenia ostatniej partii produktu na rynek (art. 11 ust. 1 Rozporządzenia (WE) nr 1223/2009)
Dokumentacja musi być dostępna w formie elektronicznej lub papierowej pod adresem podanym na etykiecie
Dokumentacja musi być w języku polskim lub innym języku łatwo zrozumiałym dla organów kontrolnych zgodnie z art. 11 ust. 3 Rozporządzenia (WE) nr 1223/2009

4. Zgłoszenie do CPNP

Każdy produkt kosmetyczny musi być zgłoszony do europejskiej bazy Cosmetic Products Notification Portal (CPNP) przed wprowadzeniem na rynek zgodnie z art. 13 Rozporządzenia (WE) nr 1223/2009
Portal dostępny pod adresem: https://ec.europa.eu/growth/sectors/cosmetics/cpnp_en
Zgłoszenia dokonuje Osoba Odpowiedzialna poprzez portal CPNP
Do zgłoszenia potrzebne są:
- Dane Osoby Odpowiedzialnej
- Kategoria produktu
- Kraje, w których produkt będzie dostępny
- Skład INCI
- Oryginalna etykieta lub jej projekt
- Zdjęcie opakowania
- Informacje o substancjach wzbudzających szczególne obawy (np. nanomateriały)
Produkty zawierające nanomateriały podlegają szczególnym wymogom zgodnie z art. 16 Rozporządzenia (WE) nr 1223/2009 - muszą być zgłoszone do CPNP 6 miesięcy przed wprowadzeniem na rynek, a składniki w formie nano muszą być oznaczone jako [nano] w składzie INCI
Po zgłoszeniu produkt otrzymuje numer referencyjny, który nie musi być umieszczany na etykiecie
Rejestracja w CPNP jest całkowicie bezpłatna

5. Dokumentacja surowców

Dla wszystkich wykorzystywanych półproduktów wymagane są karty charakterystyki (MSDS/SDS) zgodnie z Rozporządzeniem (WE) nr 1907/2006 (REACH)
Pożądane są również certyfikaty jakości (CoA)
Dla olejków eterycznych i kompozycji zapachowych dodatkowo potrzebne są:
- Karty alergenów zgodnie z Załącznikiem III do Rozporządzenia (WE) nr 1223/2009
- Certyfikaty IFRA (International Fragrance Association) - https://ifrafragrance.org/
Wszystkie surowce muszą być nabywane od wiarygodnych dostawców
Dokumenty te muszą być przechowywane i aktualizowane
Należy prowadzić ewidencję surowców (data zakupu, numery partii, terminy ważności) zgodnie z zasadami GMP

6. Etykietowanie produktów

Etykieta kosmetyku musi zawierać zgodnie z art. 19 Rozporządzenia (WE) nr 1223/2009:

Nazwę produktu
Przeznaczenie (jeśli nie wynika jasno z prezentacji)
Zawartość netto (waga lub objętość) zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki z dnia 20 lipca 2009 r. w sprawie szczegółowych wymagań dotyczących oznakowań towarów paczkowanych (Dz.U. 2009 nr 122 poz. 1010)
Termin przydatności:
- Symbol otwartego słoiczka (PAO) z liczbą miesięcy dla produktów trwałych powyżej 30 miesięcy
- Data ważności "Najlepiej zużyć przed końcem" dla produktów o trwałości poniżej 30 miesięcy
Szczególne środki ostrożności
Numer partii produkcyjnej
Skład INCI (International Nomenclature of Cosmetic Ingredients):
- Składniki w kolejności malejącej do 1%, poniżej 1% w dowolnej kolejności
- Alergeny zapachowe wymienione w Załączniku III obecne powyżej 0,001% w produktach niespłukiwanych i 0,01% w produktach spłukiwanych muszą być wymienione osobno w składzie INCI, niezależnie od ich stężenia
Kraj pochodzenia dla produktów importowanych spoza UE
Dane Osoby Odpowiedzialnej (nazwa i adres)

Wymagania dotyczące etykiet:

Informacje muszą być napisane w języku polskim (dla produktów sprzedawanych w Polsce) zgodnie z ustawą z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim (Dz.U. 2021 poz. 672)
Czcionka musi być czytelna - minimum 1,2 mm wysokości dla małych liter
Etykieta musi być trwale przymocowana do opakowania
Nie może wprowadzać w błąd co do właściwości produktu zgodnie z art. 20 Rozporządzenia (WE) nr 1223/2009

7. Testowanie produktów

Testy stabilności

Określają trwałość produktu w różnych warunkach zgodnie z wytycznymi Cosmetics Europe (dawniej COLIPA) Wytyczne dotyczące badań stabilności produktów kosmetycznych
Pozwalają ustalić termin przydatności
Obejmują testy w różnych temperaturach, ekspozycję na światło itp.

Testy mikrobiologiczne

Sprawdzają czystość mikrobiologiczną produktu zgodnie z normą ISO 17516:2014 "Kosmetyki -- Mikrobiologia -- Mikrobiologiczne limity"
Pozwalają określić skuteczność konserwantów zgodnie z normą ISO 11930:2019 "Kosmetyki -- Mikrobiologia -- Ocena ochrony przeciwdrobnoustrojowej produktu kosmetycznego"
Wymagane szczególnie dla produktów wodnych

Testy dermatologiczne

Testy dermatologiczne nie są obowiązkowe, ale mogą być wymagane dla potwierdzenia określonych deklaracji marketingowych zgodnie z Rozporządzeniem Komisji (UE) nr 655/2013
Bez odpowiednich testów nie można używać określeń takich jak 'hipoalergiczny', 'testowany dermatologicznie' itp.
Wykonywane pod nadzorem dermatologów
Stanowią dodatkowe potwierdzenie bezpieczeństwa

8. Specyfika mydeł

Klasyfikacja mydła

Mydło może być klasyfikowane jako:
- Kosmetyk - jeśli głównym celem jest czyszczenie, perfumowanie, zmiana wyglądu ciała zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt a Rozporządzenia (WE) nr 1223/2009
- Detergent - jeśli ma zastosowanie przede wszystkim jako środek czyszczący zgodnie z Rozporządzeniem (WE) nr 648/2004
Aby mydło mogło być klasyfikowane jako detergent, musi być sprzedawane wyłącznie ze względu na właściwości czyszczące, bez deklaracji kosmetycznych
W praktyce większość mydeł rękodzielniczych kwalifikuje się jako kosmetyki ze względu na deklarowane działanie nawilżające, pielęgnacyjne itp.

Klasyfikacja ma wpływ na wymogi prawne:

Mydło jako kosmetyk - podlega Rozporządzeniu kosmetycznemu 1223/2009
Mydło jako detergent - podlega Rozporządzeniu o detergentach 648/2004

Mydło kosmetyczne

Wymaga pełnej dokumentacji kosmetycznej (RBPK, PIF)
Musi być zgłoszone do CPNP
Podlega wszystkim wymogom etykietowania kosmetyków

Mydło jako detergent

Wymaga mniej rozbudowanej dokumentacji
Etykieta musi zawierać składniki zgodnie z przepisami o detergentach (Załącznik VII do Rozporządzenia (WE) nr 648/2004)
Nadal musi spełniać wymogi bezpieczeństwa zgodnie z ustawą z dnia 12 grudnia 2003 r. o ogólnym bezpieczeństwie produktów (Dz.U. 2021 poz. 222)

9. Opakowania kosmetyczne

Muszą być bezpieczne dla zawartości i konsumenta zgodnie z art. 3 Rozporządzenia (WE) nr 1223/2009
Nie mogą wchodzić w reakcje z produktem
Powinny zapewniać odpowiednią ochronę przed czynnikami zewnętrznymi
Muszą spełniać przepisy dotyczące materiałów i wyrobów przeznaczonych do kontaktu z produktami zgodnie z Rozporządzeniem (WE) nr 1935/2004
Zalecane jest posiadanie certyfikatów dla materiałów opakowaniowych
Dla niektórych produktów (np. aerozole) istnieją dodatkowe wymogi zgodnie z Dyrektywą 75/324/EWG

10. Testery i próbki

Darmowe próbki i testery również podlegają wszystkim wymogom prawnym zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt a Rozporządzenia (WE) nr 1223/2009
Muszą posiadać pełną dokumentację
Wymagają odpowiedniego etykietowania zgodnie z art. 19 Rozporządzenia (WE) nr 1223/2009
Nawet jeśli są rozdawane bezpłatnie, muszą spełniać wszystkie normy bezpieczeństwa

11. Aspekty podatkowe

Sprzedaż stacjonarna

Przy sprzedaży wyłącznie na kiermaszach czy jarmarkach nie musisz być płatnikiem VAT (o ile nie przekroczysz aktualnego limitu obrotów - 200 000 zł rocznie według ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2024 poz. 120))
Wymagane jest posiadanie kasy fiskalnej zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. 2019 poz. 816)
Z obowiązku posiadania kasy fiskalnej zwolnieni są drobni przedsiębiorcy do limitu 20 000 zł obrotu rocznie oraz w określonych przypadkach zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2021 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. 2021 poz. 2442)
Konieczne jest prowadzenie ewidencji sprzedaży zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 2023 poz. 120)

Sprzedaż online

Rozpoczynając sprzedaż przez internet, musisz zostać płatnikiem podatku VAT zgodnie z art. 106b-106n ustawy o podatku od towarów i usług
Sprzedaż do innych krajów UE podlega specjalnym przepisom VAT zgodnie z procedurą OSS (One Stop Shop) - Rozporządzenie wykonawcze Rady (UE) 2019/2026
Wymagane jest przestrzeganie przepisów o handlu elektronicznym zgodnie z ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. 2020 poz. 344)

12. Rejestracja działalności

Forma prawna

Zarejestruj odpowiednią formę działalności (np. jednoosobowa działalność gospodarcza) zgodnie z ustawą z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (Dz.U. 2023 poz. 221)
Wybierz właściwe kody PKD zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 24 grudnia 2007 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) (Dz.U. 2007 nr 251 poz. 1885):
- 20.42.Z - Produkcja wyrobów kosmetycznych i toaletowych
- 47.75.Z - Sprzedaż detaliczna kosmetyków i artykułów toaletowych
- 47.91.Z - Sprzedaż detaliczna prowadzona przez Internet

Ubezpieczenie

Warto rozważyć ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej zgodnie z ustawą z dnia 13 kwietnia 2018 r. o odpowiedzialności za produkt niebezpieczny (Dz.U. 2000 nr 22 poz. 271)
Producent kosmetyków ponosi pełną odpowiedzialność cywilną za bezpieczeństwo produktów, nawet jeśli posiada wszystkie wymagane dokumenty i certyfikaty
Ochrona w przypadku roszczeń konsumentów
Ubezpieczenie mienia (wyposażenie, surowce, produkty)

Podsumowanie

Legalna sprzedaż kosmetyków wymaga spełnienia wielu wymogów prawnych, zapewniających bezpieczeństwo konsumentów. Najważniejsze kroki to:

Przygotowanie odpowiedniego miejsca produkcji zgodnie z wymogami GIS
Opracowanie procedur GMP zgodnie z normą ISO 22716:2007
Wyznaczenie Osoby Odpowiedzialnej zgodnie z art. 4 Rozporządzenia (WE) nr 1223/2009
Uzyskanie oceny bezpieczeństwa dla każdej receptury zgodnie z art. 10 Rozporządzenia (WE) nr 1223/2009
Przygotowanie kompletnej dokumentacji produktu (PIF) zgodnie z art. 11 Rozporządzenia (WE) nr 1223/2009
Zgłoszenie produktów do bazy CPNP zgodnie z art. 13 Rozporządzenia (WE) nr 1223/2009
Prawidłowe etykietowanie produktów zgodnie z art. 19 Rozporządzenia (WE) nr 1223/2009
Przeprowadzenie niezbędnych testów zgodnie z normami ISO
Wybór odpowiednich opakowań zgodnie z Rozporządzeniem (WE) nr 1935/2004
Rejestracja działalności gospodarczej i kwestie podatkowe zgodnie z odpowiednimi ustawami

Chociaż proces może wydawać się skomplikowany, przestrzeganie wszystkich wymogów prawnych jest niezbędne, aby uniknąć kar i zapewnić bezpieczeństwo konsumentów. Warto rozważyć konsultację z ekspertem ds. zgodności kosmetyków na początkowym etapie działalności.